Konaklama Sektöründe Finansal Liderlik: Sürekli Güncellenen Tahmin Yöntemini Neden Kullanmalısınız? – David Lund

Sürekli güncellenen hava tahminleri yeni bir şey değil, ancak çoğu otelin bunları kullanmadığını ve gerçekten kullanmaları gerektiğini belirtmeliyim. Bu, kelimenin tam anlamıyla altın değerinde, inanılmaz derecede kullanışlı bir araç. Bununla birlikte, çok ağır değil ama bir kez kullanmaya başladığınızda, her ay mutlaka sahip olmanız gereken vazgeçilmez bir araç haline geliyor ve etkisi ve önemi genellikle yılın son birkaç ayına doğru daha da artıyor. İyi bir gizem romanındaki olay örgüsü gibi, ani bir dönüş yapabilir ve beklenmedik bir sonla sonuçlanabilir.

Öncelikle, sürekli güncellenen bir tahminin nasıl oluşturulduğunu tanımlamamız ve oluşturulmasıyla ilgili en iyi uygulamaları belirtmemiz gerekiyor. Ardından, bulgularını nasıl ilettiğimizi anlamak ve son olarak da bunu finansal yönümüzü değiştirmek için nasıl kullanabileceğimizi, böylece rakamlarımızı tutturma şansımızı nasıl artırabileceğimizi görmek istiyoruz.

Öncelikle bir bütçe olması gerekiyor. Bütçe olmadan sürekli bir tahmin yapamayız. Departman yöneticileri tarafından derlenen, finans lideri tarafından birleştirilen ve marka ve mülk sahipleri tarafından onaylanan detaylı bir 12 aylık otel bütçesi. Bu kulağa oldukça basit ve kolay geliyor, ancak hiç de kolay değil. Bütçenin oluşturulmasının neden bu kadar "uzun" sürdüğüne dair yan taraftaki blog yazısını buradan okuyabilirsiniz.

Bütçe onaylandıktan sonra kalıcı olarak kilitlenir ve artık hiçbir değişikliğe izin verilmez. Sonsuza dek aynı kalır, tıpkı çok eski bir buzul çağının unutulmuş yünlü mamutu gibi, asla değişmeyecektir. İşte yuvarlanan tahminin rolü burada devreye giriyor. Yeni yıla girerken veya markanızın takvimine bağlı olarak Aralık ayının sonlarına doğru, Ocak, Şubat ve Mart ayları için tahminlerde bulunacaksınız.

30, 60 ve 90 günlük tahminlerin temeli kesinlikle bütçedir, ancak şimdi önümüzdeki manzarayı, örneğin Ağustos/Eylül aylarında bütçeyi hazırladığımız zamana göre çok daha net görüyoruz. Artık rezerve edilmiş odaları, tempoyu, grupları görüyoruz ve önümüzdeki görev, bütçeyi karşılaştırma ölçütü olarak kullanarak her ay için mümkün olan en iyi tahminleri yapmaktır. Ayrıca anlamlı bir karşılaştırma için geçen yılın aynı aylarıyla da kendimizi hizalıyoruz.

İşte yuvarlanan tahmin yöntemini nasıl kullandığımıza dair bir örnek. Ocak ayında 150$, Şubat ayında 140$ ve Mart ayında 165$ REVPAR (oda başına gelir) bütçelediğimizi varsayalım. Son tahmin, biraz yaklaştığımızı ancak geride kaldığımızı gösteriyor. Ocak ayında 130$, Şubat ayında 125$ ve Mart ayında 170$ REVPAR. Bütçeye kıyasla karışık bir tablo, ancak açıkça gerideyiz ve gelir tablosu pek iyi değil. Peki, şimdi ne yapmalıyız?

Şimdi yön değiştiriyoruz ve oyunun odağı gelirlerden brüt işletme karına (GOP) kayıyor. Bütçeye kıyasla gelirlerimizdeki öngörülen düşüş göz önüne alındığında, ilk çeyrekte kaybedilecek karı nasıl azaltabiliriz? Birinci çeyrekte maaş ve giderler söz konusu olduğunda, zararı azaltmamıza yardımcı olacak şekilde operasyonlarımızda neleri erteleyebilir, geciktirebilir, azaltabilir veya ortadan kaldırabiliriz? Son kısım çok önemli. Batan gemiyi, yüzümüze patlamadan neleri denize atabileceğimizi ayrıntılı olarak bilmemiz gerekiyor.

Oluşturmak ve yönetmek istediğimiz tablo bu. Bütçede planladığımız gibi gelirler gerçekleşmese bile, alt çizgide her şeyi olabildiğince bir arada nasıl tutabiliriz? Aylık olarak harcamalarımızı takip ediyor ve olabildiğince ayarlıyoruz. Bu senaryoda, birinci çeyreği büyük ölçüde hasarsız atlatmak istiyoruz. İşte bu, sürekli güncellenen tahminlemenin işleyişi.

Her ay, önümüzdeki 30, 60 ve 90 günlük tabloyu güncelliyoruz ve aynı zamanda "gerçekleşen ayları" geriye doğru dolduruyoruz; böylece nihai hedef olan yıl sonu bütçelenmiş Cumhuriyetçi Parti oy oranına doğru sürekli artan bir bakış açısına sahip oluyoruz.

Şimdi de Nisan ayı tahminini bir sonraki örneğimiz olarak kullanalım. Ocak, Şubat ve Mart ayları için gerçekleşen verilere sahibiz! Mart ayı itibarıyla yılbaşından bu yana elde edilen rakamları görüyorum ve gelir ve brüt kar marjı açısından bütçenin gerisindeyiz. Ayrıca önümüzdeki 3 ay için en son tahminleri ve son 6 ay için bütçelenmiş rakamları da görüyorum. Tüm bunlar olurken, hedefime, yani yıl sonuna odaklanıyorum. Nisan ve Mayıs ayları için tahminler güçlü, ancak Haziran ayı zayıf ve yaz ayları için heyecanlanmak için hala çok uzaktayız. Nisan ve Mayıs ayları için en son tahmin edilen rakamları alıyorum ve 1. çeyrekteki zayıflığı nasıl telafi edebileceğimi görüyorum. Ayrıca Haziran ayına da odaklanıyorum; bütçelenmiş brüt kar marjına yakın veya aynı seviyede yılın ilk yarısını atlatabilmek için neleri kapatabilir ve hangi işletmeleri doğru boyuta getirebiliriz?

Her ay bir önceki ayın verilerini toplayıp tahminlerimizi yazıyoruz. Yıl boyunca izlediğimiz süreç bu.

Şimdi de Eylül ayı tahminini bir sonraki örnek olarak kullanalım. Ağustos ayı yılbaşından bu yana elde ettiğimiz sonuçlara göre Eylül ayı için tablo sağlam, ancak Ekim ve özellikle Kasım ayları, özellikle grup temposu açısından, çok geride. İşte burada ekipleri harekete geçirmek istiyorum. 31 Ağustos itibariyle bütçeye göre satışlarımız çok yakın. Yılın son 4 ayında bu oyunu kaybetmek istemiyorum. Satış ve gelir yönetimi ekiplerimle tüm imkanlarımızı seferber ediyorum. Zayıf grup tablosunu telafi etmek için piyasaya özel kampanyalar sunmalıyız. Kısa vadeli odak noktamızı belirlemeliyiz. Gelirleri en üst düzeye çıkarmak ve giderleri en aza indirmek için ne yapabiliriz?

Çok karmaşık bir şey değil, ama bütçeyi bu şekilde yönetiyoruz. Yıl sonu brüt işletme karımıza (GOP) mümkün olduğunca yakın kalmak için sürekli güncellenen tahmini kullanıyoruz. Geride kaldığımızda gider yönetimine ve gelir fikirlerine odaklanıyoruz. Önde olduğumuzda ise gelir akışını en üst düzeye çıkarmaya odaklanıyoruz.

Aralık ayı tahminine kadar her ay, sürekli güncellenen tahminlerimiz ve bütçemizle aynı süreci tekrarlıyoruz. Bu, etkili bir şekilde yönetme yöntemimiz. Bu arada, asla pes etmiyoruz. Birkaç kötü ay, önümüzdeki ayın harika geçeceği anlamına gelir. Her zaman dediğim gibi, "Bütçeyi yönetmek beyzbol oynamaya benzer."

Yakında yayınlanacak olan "Duman ve Aynalar" başlıklı yazıda, yıl sonu sonuçlarında beklentilerin üzerinde performans sergileyerek aynı zamanda kasalarınızı nasıl doldurabileceğinizden bahsedilecek.

Hotel Financial Coach'ta otel yöneticilerine ve ekiplerine finansal liderlik koçluğu, web seminerleri ve atölye çalışmaları ile destek veriyorum. Gerekli finansal liderlik becerilerini öğrenmek ve uygulamak, daha büyük kariyer başarısına ve artan kişisel refaha giden en hızlı yoldur. Bireysel ve ekip sonuçlarını önemli ölçüde iyileştiriyor ve kanıtlanmış bir yatırım getirisi sağlıyorum.

Otelinizde finansal olarak aktif bir yönetim ekibi nasıl oluşturabileceğiniz konusunda ücretsiz bir görüşme ayarlamak için bugün arayın veya yazın.